Fluxo de caixa na prática

O fluxo de caixa é uma ferramenta importante na gestão da empresa, e aqui descrevo de forma simples e direta como elaborá-lo.

FLUXO DE CAIXA NA PRÁTICA

Este artigo tem por finalidade descrever os processos, na prática, que levam a elaboração do fluxo de caixa e a Tesouraria, que é chamada de pára-choques da empresas, onde acontecem os “finais” das operações da empresa, recebendo valores de vendas e pagando as obrigações decorrentes de sua operação, que é responsável por elaborar o fluxo de caixa.

O setor de Tesouraria nas empresas é composto pelos setores de contas a receber, contas a pagar e controle de caixa e bancos, de uma forma geral, trata-se dos ativos de com maior disponibilidade, ou seja, é o caixa da empresa e o passivo, contas a pagar, com exigência imediata, que são pagamentos de fornecedores, funcionários, empréstimos e financiamentos de curto prazo e obrigações tributárias.

Vamos abordar:
Controle de caixa e bancos: Dinheiro em caixa;
Contas a Receber: Valores a receber das vendas da empresa;
Contas a pagar: Valores a pagar decorrentes das operações da empresa.

Fluxo de caixa: Importante ferramenta da gestão financeira do dia-a-dia das empresas. Considerada por alguns gestores a ferramenta mais importante de gestão.

Na prática as empresas são abertas para gerarem lucro, pois sem isso elas não sobrevivem e mesmo as organizações sem fins lucrativos, precisam de superávit para sobreviver, o superávit é o nome dado ao resultado financeiro positivo nestas organizações, nas empresas o nome disso é lucro.
Porém na afirmação acima há uma distorção, uma empresa pode obter lucro contábil, porém pode não gerar caixa, isso acontece quando a empresa faz vendas a prazo e paga suas despesas a vista, assim na contabilidade teremos lucro, porém o fluxo de caixa será negativo, pois os pagamentos foram feitos antes do recebimento das vendas e isso confunde muita gente que não é familiarizado com a gestão financeira, pois aqui estamos falando de duas visões sobre finanças, que são os regimes de competência e caixa.

No regime de competência os valores são registrados assim que conhecidos, ou seja, quando a nota fiscal ou documento que comprova uma receita ou despesas é gerado, chega no setor contábil este já é registrado na contabilidade.
No regime de caixa o registro é feito apenas no recebimento e no pagamento, ou seja, as entradas e saídas são registradas no momento que são creditados ou debitados nas contas da empresas, podendo ser no caixa da empresa ou numa conta bancária.

Veja que são momentos diferentes de registrar uma mesma operação, uma registra com os documentos que comprovam as receitas e as despesas, regime de competência, e a outra no recebimento ou pagamento destas, regime de caixa e é aí que pode surgir a divergência de apuração de resultado, pois os pagamentos podem ter ocorrido antes do recebimento e isso geraria um fluxo de caixa negativo, porém um resultado contábil positivo, quer dizer, lucro.

Esclarecidos estas abordagens da gestão financeira, focaremos o regime de caixa, que é considerado para a elaboração do fluxo de caixa.

Vamos supor que você está em seu primeiro dia de trabalho como gestor financeiro de uma empresa e a primeira coisa que você precisará fazer é apurar os reais saldos iniciais de caixa bancos para, a partir destes, começar a gerenciar a tesouraria da empresa que terá como fim a elaboração do fluxo de caixa e gestão dos valores a pagar e receber.

Desta forma você deverá levantar os valores em dinheiro e saldos de contas bancárias, segue exemplo abaixo com dados fictícios:

EMPRESA XYZ
DATA:   14/06/2017                                
SALDOS INICIAIS:
CAIXA (DINHEIRO) R$ 513,00
CONTA XXXXX-X BCO DO BRASIL R$ 1.617,38
APLICAÇÃO CDI BB R$ 28.367,43
CONTA 1234-56 BANCO ITAÚ R$ 2.929,44
APLICAÇÃO CDI ITAÚ R$ 23.455,17
TOTAL R$ 56.882,42

 

De posse do levantamento dos saldos iniciais você terá a disponibilidade imediata da empresa, tomando o cuidado de observar que há aplicações que podem estar bloqueadas para resgates, pois por exigência dos bancos podem ficar um tempo indisponíveis, isso acontece devido que o rendimento destas aplicações é maior que a poupança.

Agora você precisará se concentrar no contas a receber.
O contas a receber é um importante setor da empresa e deve estar muito bem controlado para que não “escape” nenhum valor que tenha a receber, imagine a empresa faz todo um esforço de venda, prospecta cliente, negocia, vence a concorrência, faz a venda, presta o serviço ou entrega o produto e na hora de receber o valor este não acontece.

Em outro artigo vamos discutir os processos que geram tanto o contas a receber como o contas a pagar, abordando estes setores como parte de um processo de negócio desde a necessidade do cliente até o recebimento, e desde a necessidade da empresa de recursos até o pagamento, descrevendo as regras de negócio destes processos.

Assim você solicitou ou mesmo elaborou um relatório com os valores a receber, conforme abaixo:

EMPRESA XYZ RELATÓRIO DE CONTAS A RECEBER                         
DATA EMISSÃO 14/06/2017
CLIENTES DATA VENCIMENTO VALOR A RECEBER
CLIENTE A 14/07/2017 R$ 29.188,30
CLIENTE B 30/06/2017 R$ 1.318,00
CLIENTE C 03/07/2017 R$ 42.129,66
CLIENTE D 10/07/2017 R$ 63.444,30
TOTAL R$ 136.080,26

Note que neste ponto já temos os valores disponíveis e a receber, agora vamos precisar levantar os valores a pagar da empresa, conforme relatório abaixo:

EMPRESA XYZ RELATÓRIO DE CONTAS A PAGAR
DATA EMISSÃO 14/06/2017
FORNECEDORES/DESCRIÇÃO DATA VENCIMENTO VALOR A PAGAR
FORNECEDOR A 20/06/2017 R$ 2.368,49
INSS 20/06/2017 R$ 11.544,18
FORNECEDOR B 22/06/2017 R$ 23.656,18
FORNECEDOR C 22/06/2017 R$ 33.668,99
ENERGIA ELÉTRICA 25/06/2017 R$ 518,00
ÁGUA 25/06/2017 R$ 329,53
FORNECEDOR D 27/06/2017 R$ 1.958,41
ALUGUEL 30/06/2017 R$ 2.368,00
IR/CSSL 3/3 1º TRIM/2017 30/06/2017 R$ 3.844,66
TOTAL R$ 80.256,44

 

Agora temos os relatórios com todos os valores que compõe os setores que queremos abordar, e inclusive dados para começar a elaborar nosso fluxo de caixa e assim o faremos.

Lembrando que estes dados são fictícios.

Para elaborar o fluxo de caixa, temos que levar em consideração que muitas vezes teremos somente previsões de valores a pagar, como folha de pagamento, impostos, contas de água e luz. Poderemos tomar por base valores anteriores e variação de faturamento por exemplo, temos os seguintes valores de folha de pagamento dos últimos três meses:

EMPRESA XYZ

VALORES DE FOLHA DE PAGAMENTO
MÊS 1 R$ 25.688,44
MÊS 2 R$ 26.487,38
MÊS 3 R$ 24.314,77
TOTAL R$ 76.490,59
MÉDIA R$ 25.496,86

Veja que a média dos últimos três meses é de aproximadamente R$ 25.500,00, e vamos considerar esse valor para o próximo mês. Essa variação de valor na folha de pagamento acontece devido a horas extras, rescisões, dissídio, novos funcionários contratados entre outras situações que podem impactar no valor final da folha.

Encontraremos essas variações em outras contas a pagar, como energia elétrica, água, impostos, etc. Estes custos são fixos, quer dizer, acontecem todos os meses, mas podem ter variações nos valores conforme demonstrado e, quando o gestor financeiro tiver os valores finais informados pelos departamentos de RH e Contabilidade deve atualizar o fluxo de caixa.

Veja abaixo como ficou o fluxo de caixa da Empresas XYZ.

EMPRESA XYZ FLUXO DE CAIXA

DATA EMISSÃO: 14/06/2017

DATA 20/06 22/06 26/06 27/06 30/06 03/07 05/07 10/07 14/07
SALDO INICIAL 56.882,42 42.969,75 -14.355,42 -15.202,95 -17.161,36 -22.056,02  20.073,64 -5.426,36 58.017,94
ENTRADAS(RECEITAS) 0,00 0,00 0,00 0,00 1.318,00 42.129,66 0,00 63.444,30 29.188,30
TOTAL ENTRADAS 0,00 0,00 0,00 0,00 1.318,00 42.129,66 0,00 63.444,30 29.188,30
SAÍDAS (DESPESAS)
FORNECEDORES 2.368,49 57.325,17 1.958,41
INSS 11.544,18
ENERGIA ELÉTRICA 518,00
ÁGUA 329,53
ALUGUEL 2.368,00
IMPOSTOS 3.844,66
FOLHA.PGTO -PREV. 25.500,00
TOTAL SAÍDAS (3) 13.912,67 57.325,17 847,53 1.958,41 6.212,66 0,00 25.500,00 0,00 0,00
SALDO FINAL  42.969,75 -14.355,42 -15.202.,95 -17.161,36 -22.056,02  20.073,64 -5.426,36 58.017,94 87.206,24

 

Note que no dia 22/06 já teremos um saldo negativo de fluxo de caixa, de posse dessa informação o gestor financeiro deve tomar as medidas necessárias sempre procurando suprir estas necessidade de caixa com o menor custo possível.

As ações que podem ser tomadas são adiantamento de recebíveis de títulos em bancos e renegociações com fornecedores, porém há compromissos inadiáveis como impostos e folha de pagamento.

Note também que em 30/06/2017, que seria o dia de fechamento contábil a empresa apresenta um resultado negativo de caixa, de -R$ 22.056,02, considerando o regime de caixa, porém se considerarmos o regime de competência o resultado é positivo em R$ 87.206,24, lembrando que estamos considerando a previsão da folha de pagamento e este valor pode variar, conforme já mencionado acima.

Há ferramentas como sistema ERP (Enterprise Resource Planning – Planejamento de Recursos Empresariais) que são softwares integrados que “montam” o fluxo de caixa de forma automática, necessitando o software estar parametrizado e com as informações atualizadas.
Pode-se também utilizar o Excel, (como utilizado neste artigo) e usar a ferramenta de tabelas dinâmicas que também elaborará o fluxo de caixa de forma automática necessitando sempre atualizar a planilha de dados.

Como profissional da área financeira, eu sempre atuei de forma ativa quanto ao fluxo de caixa, não apenas colhendo os dados para sua elaboração, mas também atuando e apoiando a diretoria e gerências no sentido de tomar ações para suprir o caixa, pois a forma mais barata de fazê-lo é com recursos oriundos das vendas.

A atuação também pode ser um acompanhamento da utilização de recursos para redução de custos que impacta positivamente no fluxo de caixa, como telefonia, planejamento tributário, planejamento de recursos humanos, melhoria contínua de processos etc.
Enfim o objetivo deste artigo é abordar as principais fontes de dados que compõe o fluxo de caixa e como elaborá-lo.

Em caso de dúvidas meu email é alessandroabc@gmail.com terei prazer em poder ajudar de alguma forma sobre este assunto.

fonte: http://www.administradores.com.br/artigos/economia-e-financas/fluxo-de-caixa-na-pratica/105289/24